Teamwork diperlukan dalam menangani penugasan kompleks

Teamwork diperlukan dalam menangani penugasan
Oleh Roesanto [1]


Tim “Capital Edge Corporation” dan “Excel Corporation” ditugasi membuat materi pelatihan untuk intitusi pendidikan “The Learning Annex”. Mereka harus menyiapkan materi pelatihan secara team. Mengingat cakupan materi pelatihan harus berorientasi pada konsep terapan yang membutuhkan dukungan kerjasama lintas-fungsi. Tujuannya agar materi dan pemaparannya bisa dilakukan secara terintegrasi melalui diskusi interaktif dengan audience.
Dengan diterapkannya sistem tekhnologi informasi, akan memudahkan para pendidik untuk mengembangkan aktivitas kerjasama tim lintas-fungsi dalam menyiapkan pelatihan yang semakin kompleks. Mereka harus bisa menggali konsep pelatihan ditinjau dari berbagai sudut pandang untuk memudahkan audience untuk mencera esensi pelatihan.
Harus disadari bahwa dalam kegiatan kejasama team secara lintas-fungsi, pasti akan muncul beragam faktor yang bisa mempengaruhi rasa-puas atau ketidak-puasan anggauta team serta audience. Dari hasil penelitian, ternate ada sekitar 9 (Sembilan) faktor yang mempengaruhi persepsi rasa puas dalam kegiatan kerjasama team, yakni (Napier & Johnson, 2007, p.39-49): [2]

Team spirit
Work ethic
Equal contribution of team members.
Communication.
Exceptional team contribution
Technical skills
Project management skills, and
Technical resources

Sementara yang bisa mempengaruhi persepsi rasa ketidak-puasan atas pola kerjasama team, ada 7 (tujuh) faktor, berikut (Napier & Johnson, 2007, p.39-49):

Lack of participation
Inferior technical skills
Poor communication
Unbalanced contributions
Lack of team spirit
Poor work ethic, and
Inadequate technical resources


Perlunya teamwok untuk memantapkan pemaparan materi

Perkembangan sektor bisnis sekarang ini menuntut Perguruan Tinggi untuk mampu menyiapkan mahasiswa mereka agar menjadi “team players” yang efektif. Sebab selama ini, kelemahan utama para lulusan Perguruan Tinggi terletak pada “interpersonal skills”. Mereka cenderung memiliki “silo mentality” sebagai konsekuensi logis, proses pembelajaran berdasarkan Program Studi yang mengacu pada penguasaan ketermapilan fungisonal secara mendalam. Sementara di lapangan, sangat dibutuhkan proses operasional yang berlandaskan pada pola kerjasama lintas-fungsi yang lebih terintegrasi.
Kini Perguruan Tinggi harus merensponsnya dengan memanfaatkan beragam bentuk “active learning” yang berbeda-beda sebagai metode untuk lebih memantapkan “teamwork” dan meningkatkan proses pembelajaran mahasiswa. Inisiatif ini diharapkan bisa membuka wawasan dan meningkatkan kemampan mahasiswa dalam meningkatkan “interpersonal skills” mereka (Ruiz Ulloa & Adams, 2004, p.145). [3]
Melalui teamwork, materi pelatihan akan gampang disiapkan secara padu. Ini memudahkan pemaparan dan presentasi materi tersebut. Melalui presentasi yang baik, pelatihan akan lebih mudah dipahami semua audience. Sebab presentasi, pada dasarnya merupakan “proses dialog kreatif” tentang suatu materi “menarik”. Harus disampaikan dengan “jelas, atraktif”. Bisa mengungkapkan “topik bahasan” berdasarkan fakta realita agar “memberikan manfaat” optimal bagi audience.
Faktor pendukung yang bisa mendasari keberhasilan dalam presentasi yang menarik atensi audience:

Datang lebih awal untuk meyakini bahwa semua sarana pendukung telah disiapkan dengan baik. Apakah kursi tersedia cukup bagi audience? Sampai dimana sarana pendukung presentasi “LCD, Laptop, OHP, layar” sudah tersedia dan siap digunakan. Materi handouts, sudah tersedia sesuai jumlah audience?
Awali presentasi dengan mengenalkan jati diri, materi yang akan dibahas serta mengapa materi tersebut, penting bagi audience.
Usahakan presentasi mengacu pada proses dialog agar proses Tanya jawab dengan audience berjalan lancar dan baik.
Lakukan presentasi dengan antusias, penuh senyum, dan bisa menumbuhkan proses interaksi aktif dengan audience.
Berperilaku benar untuk menciptakan citra positip, mencakup (1) Sikap positip. (2) Kualitas suara, jelas dengan nada yang enak disimak. (3) Gerak tubuh yang santai bersemangat.

Tekhnik presentasi yang bisa menjamin cara menyampaikan materi bahasan secara atraktif:

1. Sediakan waktu untuk mempersiapkan materi presentasi dengan baik. Untuk mendiskusikan materi dalam 1 (satu) jam presentasi, membutuhkan minimal 4 (empat) jam waktu mempersiapkannya.
2. Be yourself. Tangan mencoba meniru gaya presentasi orang lain.
3. Siapkan materi dalam “power point” secara ringkas, jelas, menarik atensi dan mudah dicerna.
4. Tulis “key message” yang ingin disampaikan. Jangan terlalu banyak gambar, grafik, kosakata yang justru bisa mengganggu konsentrasi audience.

Tip yang bisa digunakan untuk memperbaiki cara presentasi atau memberi kuliah yang baik dengan menjalamkan PERFORM berikut:

Presentasi untuk kepentingan audience – mahaiswa. Lakukan presentasi yang memberikan benefit optimal yang bisa menumbuhkan dinamika proses berpikir, proses belajar dengan aktif.
Eksplorasi beragam presentasi yang menarik atensi serta menggugah semangat belajar. Kita bisa memanfatkan tekhnik telaah kasus, mengambil contoh konkret berdasarkan realita ataupun diskusi film. Semua itu harus diselaraskan dengan topic bahasan yang dipresentasikan.
Redifinisi terus cara presentasi kita. Sempurnakan dan terus pertajam cara menyampaikan materi bahasan agar menarik dan mudah dimengerti.
Fokus pada emosi audience. Presentasi harus menyentuk emosional audience sehingga bisa mempengaruhi “persepsi dan pola pikir” audience.
Olah, analisa dan kuasai benar materi presentasi dengan mantap. Ini untuk menumbuhkan rasa percaya diri dalam mendiskusikan materi tersebut.
Realisasikan keterkaitan materi dengan tujuan bahasan yang ingin dicapai. Presentasi merupakan seni dalam mengkombinasikan berbagai materi untuk meyakinkan audience.
Motivasi diri untuk merealisasi komitmen sebagai dosen untuk menyiapkan alumni agar meyakinkan calon pengguna alumni.

Panduan presentasi yang benar

Prinsip utama presentasi yang sukses, ialah bagaimana “presenter” bisa mempengaruhi pemikiran audience. Bagaimana ia mampu mengkomunikasikan idenya secara unik dan berbeda dengan orang lain.
Aada beberapa hal yang bisa dipakai sebagai panduan untuk menyiapkan presentasi agar menarik, inspiratif sehingga meraih sukses. Panduan tersebut antara lain mencakup hal berikut (Graham, 2006, p. 8-13): [4]

Materi disiapkan agar menarik. Dalam waktu 60 detik pertama, presentasi harus inspiratif dan menstimulasi pemikiran pendengarnya. Di-awal, presentasi kita harus jelas, menarik dan menumbuhkan inspirasi tak terlupakan, karena sangat bermanfaat bagi audience. Ini berarti, pimpinan harus mengarahkan pemikiran audience, sejak awal.
Memberikan aspirasi audience. Ingat bahwa dalam presentasi, kita harus bisa meyakinkan auidience sebagai “konsumen” kita. Kita mengenali benar siapa mereka? Dari bagian atau divisi mana saja mereka ini? Apa yang menjadi perhatian atau kebutuhan mereka? Kita harus memfokuskan pada presentasi, apakah untuk memberikan informasi atau mendidik mereka? Tujaun presentasi kita harus jelas untuk memenuhi kebutuhan audience.
Pilih tema presentasi yang kuat, menarik. Materi dikemas dengan cermat, singkat dan jelas, agar mudah dicerna serta gampang di-ingat.
Materi presentasi harus focus pada kebutuhan audience. Presentasi bukan untuk menunjukkan kepiawaian diri kita. Tetapi untuk kepentingan audience.
Komunikasikan manfaat presentasi dengan benar. Apa manfaat materi yang diperlukan audience. Apa yang diharapkan mereka? Gali kebutuhan dan keingian audience sehingga kita bisa mempresentasikan materi yang bermanfaat bagi mereka.
Selaraskan materi dengan pola pikir audience. Gunakan fakta, realita – berupa data kuantitatif dan kualitatif – yang terkait langsung dengan kebutuhan audience.
Lakukan presentasi yang menarik dan memotivasi motivasi audience. Komunikasikan informasi penting dan akurat. Bantu audience memahami materi presentasi kita. Tampilah deengan bersemangat. Gunakan kosakata dan bahasa yang mudah dicerna dan dimengerti audience.
Sesuaikan materi presentasi dengan kebutuhan pribadi audience. Lakukan presentasi secara dialogis. Usahakan kita berbicara langsung dengan setiap pribadi audience. Lengkapi dengan fakta, informasi, statistic, data dan grafik yang terkait dengan kebutuhan audience.
Ajak audience untuk ikut aktif mengemukakan pendapat. Apakah mereka memahami semua yang kita presentasikan? Atau ada beberapa pihak yang belum memahami beberapa materi presentasi? Ajukan peranyaan atau gunakan sedikit jokes untuk memancing animo bertanya.
Usahan agar presentasi terus mengalir dengan lancar. Kapan kita perlu mempercepat, memperlambat atau mengulang materi tertentu? Gunakan visual presentation, Power-point yang menarik, ringkas dan jelas. Jangan terlalu kompleks. Atus waktu presentasi dengan cermat, tepat waktu sesuai kesepakatan bersama.
Siapkan “hard copy” untuk para audience. Jangan sampai audience tidak menyimak materi presentasi. Beri audience, garis-besar presentasi.
Presentasi harus menarik dan menghibur. Presentasi seperti halnya pertunjukan yang menyenangkan.

Dalam melaksanakan tugas tersebut, tim Capital Edge memilih tema “Sex at work”. Mereka berusaha mengetengahkan pola hubungan kerja yang terkadang menyangkut masalah kehidupan seksual. Mereka mengganggap tema tersebut cukup penting. Mereka berusaha untuk mempresentasikan dengan baik. Presentasi tim Capital Edge, akhirnya mendapai nilai 6,68.
Dilain pihak, tim Excel Corporation memilih tema “Stand out how to make your mark”. Mereka lebih memfokuskan pada bagaimana caranya menentukan “sasaran” dengan benar. Presentasi tim Excel, sangat menarik dan menumbuhkan partisipatif aktif audience. Tim Excel dinilai lebih baik, lebih hidup suasana klasnya serta tampak lebih dinamis. Hasil presentasi tim Excel, mendapat nilai 7,07. Mereka memenangi perlomabaan tersebut (Jakarta, September 20, 2007).


[1] Copyright @ 2007 by Roesanto, Lecturer on Strategy Execution and Leaderships, Emeritus Lektor Kepala di Prasetiya Mulya Business School Jakarta, HP 0811833623, email address roesantoroesanto@yahoo.com atau roesanto@gmail.com atau roesanto@link.net.id
[2] Nannette P. Napier & Roy D. Johnson (2007): “Technical Projects: Understanding Teamwork Satisfaction In an Introductory IS Course”; Journal of Information Systems Education; West Lafayette: Sprin 2007, Volume 18, Issue 1; p.39 – 39.

[3] Bianey C. Ruiz Alloa & Stephanie G. Adams (2004): “Attitude toward teamwork and effective learning; Team Performance Management. Bradford: Volume 10, Issue 7/8, p. 145.
[4] John R. Graham (2006): “Making A Better Presentation Than Anyone Else”; The American Salesman. Burlington: March 2006. Volume 51, Issue 3; p. 8-13.